Työkulttuuri ja työskentelytavat toimitilasuunnittelun lähtökohtana

Kun uusien toimitilojen etsintä on ajankohtaista, projekti kannattaa aloittaa analysoimalla nykyisiä työjärjestelyjä ja työntekijöiden työskentelytapoja. Toimitilojen kokoon ja pohjaratkaisuun vaikuttavat konkreettisesti ihmisten tavat tehdä töitä. Tehdäänkö yrityksessä paljon esimerkiksi etätöitä, ovatko työntekijät aina työpisteellään vai tekevätkö he liikkuvaa työtä, tehdäänkö töitä yksin vai tiimeissä, tarvitaanko asiakastietojen salassapidon takia yksityisyyttä vai voiko töitä tehdä avoimesti avokonttoreissa.

Kun lähdetään etsimään uusia toimitiloja, olisi hyvä samassa yhteydessä myös miettiä, toimivatko yrityksen nykyiset työjärjestelyt. Voisiko niitä uudistaa, ja miten uudet toimitilat tukevat yrityksen työntekijöitä parhaalla mahdollisella tavalla. Helpoin keino lähteä tutkimaan työntekijöiden tarpeita, on kysyä heiltä. Miten he itse kokevat nykyiset toimitilat, ja millä keinoilla työn tekemistä voitaisiin helpottaa tilaratkaisujen kautta. Henkilöstön osallistaminen myös sitouttaa heitä yhteiseen uudistukseen ja vähentää muutosvastarintaa.

Miten työkulttuuri näkyy toimitiloissa?

Kun mietitään työn tekemisen tapoja ja työjärjestelyitä, ei voida unohtaa yrityksen työkulttuuria.

Työkulttuuria on hyvä kehittää ja vahvistaa juuri silloin kun uusien toimitilojen suunnittelu on ajankohtaista. Erilaisilla toimitilaratkaisuilla voidaan tukea kulttuurin toteutumista, ja samalla kehittää sitä koko henkilöstön voimin.

Ihmisten välistä kanssakäymistä voidaan helposti tukea erilaisilla tiloilla ja ympäristöillä. Halutaanko tukea kohtaamisia yhteisöllisissä taukotiloissa kesken työpäivän, muistuttaa liikunnan tai taukojen merkityksestä erilaisilla liikunta- ja taukojumppatiloilla työpäivän ohessa tai rohkaista avoimempaan ja keskustelevampaan työskentelyyn yhteisöllisempien avotilojen muodossa. Työskentelytapojen monimuotoisuutta voidaan tukea erilaisilla tiimityöskentelytiloilla, hiljaisen työn tiloilla ja luovan työskentelyn tiloilla. Toimitilojen suunnittelussa vain mielikuvitus on rajana, ja monilla kiinteistöjen omistajilla on käytössä erittäin tasokkaita tila- ja sisustussuunnittelijoita, joita vuokralaiset pääsevät hyödyntämään omien tilojensa suunnittelussa.

Työkulttuuria ei voida määritellä vain johdon tasolla, sillä työkulttuuri ja ilmapiiri ovat totta vain eletyssä työarjessa ja jokainen työntekijä kokee sen hieman erilaisena. Siksi toimitilamuutosten yhteydessä on luontevaa konkretisoida työkulttuurin elementtejä ympäristön kautta ja rohkaista myös työntekijöitä avaamaan omia näkemyksiään ja toiveitaan.

Toimitilat ovat monelle yritykselle valttikortti myös esimerkiksi rekrytoinneissa. Erilaisten työn tekemisen tapojen huomiointi tilaratkaisuissa kertoo työntekijöille siitä, että työnantaja huomioi yksilöiden tarpeet työyhteisössä ja panostaa työhyvinvointiin. Ihmiset ovat erilaisia, joten myös työskentelytilojen pitäisi mahdollistaa erilaiset työn tekemisen tavat.

Etätyöstä arkipäivää

Monissa yrityksissä etätyö on yleistynyt merkittävästi, ja sillä on vaikutuksia myös toimitilatarpeisiin. Etätyön kasvaessa monet toimistotyöntekijät ovat siirtyneet kiinteistä työpisteistä ns. free seating -malliin, jolloin tilatehokkuutta pystytään kasvattamaan huomattavastikin, ja työntekijät voivat itse valita työpisteensä tarpeidensa mukaan. Työpisteiden käyttöaste voi olla hyödyllinen asia mitata ennen uusien toimitilojen hankintaa. Tällöin ainakin on tarkassa tiedossa se, kuinka moni todella istuu työpisteen äärellä vai ovatko esimerkiksi neuvottelutilat tai tiimityöskentelytilat suuremmassa käytössä.

Tällä hetkellä käynnissä oleva korona-epidemia on pakottanut etätöihin sellaisiakin yrityksiä, jotka eivät aikaisemmin ole sitä tehneet. Palaverit ja asiakaskohtaamiset hoidetaan videoneuvottelutyökaluilla, ja äkillinen digiloikka on vaatinut yrityksiltä vähintäänkin luovia ratkaisuja selviytymiseen. Etätyöstä tulee jatkossa varmasti vieläkin yleisempää, ja tilatehokkuuden kasvattaminen tulee todennäköisesti ajankohtaiseksi monelle yritykselle epidemian jälkeen tai jo sen aikana. Vain aika näyttää miten vallitseva tilanne tulee muuttamaan ihmisten tapaa tehdä töitä.

Lue myös miksi toimitilojen etsinnässä kannattaa hyödyntää toimitilavälittäjää ja viisi vinkkiämme onnistuneeseen tilahankintaprosessiin.