Aloita tarpeesta, ei ilmoituksista
Ennen kuin avaat yhtään ilmoitusta, vastaa näihin kysymyksiin: Kuinka monta ihmistä tilassa työskentelee samanaikaisesti? Tarvitaanko erillisiä huoneita vai riittääkö avotila? Käykö asiakkaita tiloissa? Onko erityisvaatimuksia, kuten tavarantoimituksia, korkeat tilat tai erikoissähköt?
Toimistokäytössä suuntaa antava luku on noin 10 neliötä per henkilö, mutta se vaihtelee paljon työtavan mukaan. Hybridityöympäristö, jossa ei kaikki ole paikalla yhtä aikaa, voi toimia tiiviimmässäkin tilassa. Pelkkien työpisteiden lisäksi tarvitaan neuvotteluhuoneita, keittiö ja säilytystilaa.
Mieti myös kolmen vuoden päähän. Jos yritys kasvaa, joutuuko muuttamaan taas pian? Joustavuus on arvokas ominaisuus sopimuksessa, vaikkei sitä aina heti huomaakaan.
Sijainti on kompromissi
Täydellinen sijainti, jossa on hyvät julkiset yhteydet, riittävästi parkkipaikkoja, sopiva hinta ja oikea kaupunginosa, on harvinainen. Yleensä jotain pitää priorisoida ja jostain tinkiä.
Käytännöllinen tapa lähestyä sijaintia on miettiä, keitä tilassa käy. Jos asiakaskäyntejä on paljon, saavutettavuus ratkaisee. Jos tila on puhtaasti henkilöstön työpiste, se voi olla kauempana keskustasta, kunhan julkiset yhteydet toimivat. Rekrytointinäkökulma kannattaa myös huomioida: paras toimistotila hyvän aseman varrella houkuttelee työnhakijoita enemmän kuin edullinen tila teollisuusalueella.
Mitä kannattaa katsoa näytöllä
Kuvat harhaanjohtavat herkästi molempiin suuntiin. Tila voi näyttää pienemmältä kuin on, tai sommiteltu valokuva voi piilottaa matalan katon tai pimeän nurkan. Paikan päällä kannattaa kiinnittää huomiota luonnonvaloon, akustiikkaan, ilmanvaihtoon ja siihen, miltä tila tuntuu, kun siinä seisoo.
Kysy myös mitä muutostöitä tilaan on mahdollista tehdä ja kuka niistä vastaa. Tila, joka ei sellaisenaan sovi, voi muutoksilla muuttua täydelliseksi. Ja tila, joka näyttää valmiilta, voi sisältää rajoituksia, joita ei heti huomaa.
Sopimus on tärkeämpi kuin neliöhinta
Toimitilavuokrasopimus sitoo tyypillisesti useaksi vuodeksi. Siksi sopimusehtoihin kannattaa tutustua yhtä huolellisesti kuin itse tilaan. Oleellisia kohtia ovat sopimuksen pituus ja irtisanomisaika, vastuunjako muutostöistä ja korjauksista, indeksikorotuksen tapa ja mahdolliset vuokravapaakuukaudet.
Neuvotteluvaraa on enemmän kuin moni ajattelee. Markkinatilanne on tällä hetkellä suotuisa vuokralaiselle, ja omistajat ovat monessa tapauksessa valmiita joustamaan ehdoissa saadakseen hyvän vuokralaisen.
