Liian kauan odottaminenkin voi olla oma virheensä: hyvät kohteet menevät, neuvotteluaika lyhenee ja kiireessä tehty muutto maksaa enemmän kuin rauhallinen prosessi.
Merkit siitä, että on aika liikkua
Tila on liian pieni. Tämä kuulostaa ilmeiseltä, mutta käytännössä yritykset sietävät ahtautta pitkään ennen kuin tekevät jotain. Merkkejä ovat neuvotteluhuoneiden jatkuva ylivaraus, ihmiset, jotka ottavat puheluita käytävällä, ja uudet työntekijät, joille ei löydy kunnollista työskentelypaikkaa.
Tila on liian iso. Tämä on yhtä yleinen ongelma, mutta vähemmän ilmeinen. Jos iso osa toimistosta seisoo tyhjänä tai vajaakäytöllä, maksat neliöistä, joita et tarvitse. Hybridityö on viime vuosina synnyttänyt paljon tätä tilannetta.
Sijainti ei enää palvele. Asiakkaat käyvät harvemmin, rekrytointi on vaikeampaa, tai henkilöstön työmatkat ovat kohtuuttoman pitkät. Sijainti on yksi niistä asioista, jotka harvoin paranevat ajan myötä.
Sopimus on teknisesti toimiva mutta hinta ei vastaa markkinaa. Vuokramarkkina on elänyt paljon viime vuosina. Jos sopimuksesi on tehty useampi vuosi sitten hyvässä markkinassa, saatat maksaa selvästi enemmän kuin vastaavasta tilasta tänään maksettaisiin.
Milloin etsintä pitää aloittaa?
Aikatarve riippuu paljon siitä, millaista tilaa etsitään. Pienelle yritykselle, jolla on joustavat kriteerit ja kohtuullinen budjetti, sopiva tila voi löytyä jopa muutamassa viikossa. Toisessa ääripäässä on iso yritys, jolla on tarkat vaatimukset tilalle ja joka tarvitsee mittavia muutostöitä ennen muuttoa. Siinä tilanteessa vuosi on realistinen aikajänne. Käytännön ohjenuora on tämä: mitä tarkemmat kriteerit ja tiukempi budjetti, sitä aiemmin kannattaa aloittaa. Haastavaan tilatarpeeseen sopivat kohteet ovat harvinaisempia, neuvottelut vievät enemmän aikaa, ja muutostyöt voivat vaatia useamman kuukauden ennen kuin tila on käyttövalmis. Jos tilaan tehdään merkittäviä muutostöitä, niihin kannattaa varata vähintään 3 kuukautta, usein 6. Omistajat eivät tyypillisesti pidä tilaa varattuna yli puolta vuotta ilman muutostöitä, joten etsintää ei kannata aloittaa liian aikaisin. Jos löydät täydellisen tilan 12 kuukautta ennen tarvetta, omistaja tuskin odottaa niin kauan.
Irtisanomisajat ovat usein 3 tai 6 kuukautta. Jos irtisanominen myöhästyy, sopimus jatkuu usein automaattisesti seuraavalle kaudelle toistaiseksi voimassa olevana. Käytännön ohje: merkitse kalenteriin vuokrasopimuksesi irtisanomispäivämäärä. Laita muistutus 6 kuukautta ennen sitä, jos tilatarpeesi on selkeä ja kriteerit joustavia. Jos tiedät jo nyt, että seuraava tila vaatii erityisjärjestelyjä tai muutostöitä, aloita kartoitus vuotta aiemmin.
Mitä muutto oikeasti maksaa?
Itse muuttamisen kustannus, eli muuttoauton ja miesten hinta, on yleensä pienin erä. Suuremmat kulut tulevat muualta. Jos uuteen tilaan tehdään muutostöitä, se on oma kokonaisuutensa ja hinta riippuu täysin töiden laajuudesta. Kalustehankinnat ovat merkittävä erä silloin, kun vanhat kalusteet eivät sovi uuteen tilaan tai niitä ei yksinkertaisesti oteta mukaan. Lisäksi muutto vie aina jonkin verran henkilöstön työaikaa. Kokonaiskustannus vaihtelee muutamasta tuhannesta eurosta ylöspäin riippuen siitä, kuinka paljon uusi tila vaatii muokkausta.
Vastapainona on laskettava, mitä nykyinen tilanne maksaa. Jos olet liian isossa tilassa, säästöt voivat kuolettaa muuttokulut muutamassa kuukaudessa. Jos olet liian pienessä, tuottavuus ja rekrytointivaikeudet ovat kustannus, joka ei näy laskulla mutta on silti todellinen.
Muutto ei ole ilmaista, mutta odottaminenkaan ei ole ilmaista. Kysymys on siitä, kumpi on kalliimpaa.
