Tyhjä neliö on kallein neliö. Se ei tuota mitään, mutta sen vuokra, sähkö ja siivous juoksevat samaan tahtiin kuin kaikkien muidenkin.
Mistä hiljaiset neliöt syntyvät?
Useimmiten ne ovat jäänteitä siitä, mitä yritys oli muutama vuosi sitten. Toimisto vuokrattiin kasvuodotuksin, henkilöstömäärä ei kasvanutkaan suunnitellusti, tai etätyö muutti läsnäolopäivien määrää pysyvästi. Kukaan ei tehnyt aktiivista päätöstä pitää tilaa tyhjillään. Se vain jäi.
Hybridityö on synnyttänyt erityisen hankalan tilanteen. Toimisto suunniteltiin täydelle miehitykselle viidelle päivälle viikossa. Nyt ihmiset ovat paikalla tiistaina, keskiviikkona ja torstaina. Maanantai ja perjantai ovat hiljaisia. Neliöt istuvat tyhjinä kaksi päivää viidestä, mutta vuokrasopimus ei tunne viikonpäiviä.
Toisaalla ongelma on päinvastainen. Yritys on kasvanut, väki on palannut toimistolle, mutta tilat ovat edelleen ne samat kuin viisi vuotta sitten. Neuvotteluhuoneista käydään kilpailua, yhteistyötilat ovat aina varattuja ja ihmiset joutuvat tekemään puhelut käytävällä. Neliöitä ei ole liikaa, vaan ne ovat vääränlaisia.
Mitä se oikeasti maksaa?
Pääkaupunkiseudulla toimistotilan neliöhinta liikkuu tyypillisesti 15 ja 35 euron välillä kuukaudessa sijainnista ja laadusta riippuen. Jos yrityksellä on 500 neliötä ja kolmannes niistä on vajaakäytöllä, puhutaan helposti 2 500 eurosta kuukaudessa suoraan hukkaan. Vuodessa se on 30 000 euroa, ei mikään pieni raha.
Harva johtoryhmä hyväksyisi budjetin, johon olisi kirjattu 30 000 euron erä ”käyttämättömät neliöt”. Mutta toimitilabudjetissa se kulkee huomaamatta läpi vuodesta toiseen.
Miten tilannetta arvioidaan?
Helpoin lähtökohta on muutaman viikon seuranta: ketkä ovat paikalla, minä päivinä, ja mitä tiloja käytetään. Monessa yrityksessä tämä tehdään ensimmäistä kertaa vasta kun vuokrasopimus on uusittava, mikä on myöhäinen hetki reagoida.
Karkeana nyrkkisääntönä: jos toimistossasi on säännöllisesti huoneita tai alueita, joihin kukaan ei istu, tai jos arkipäivinä suuri osa pisteistä on tyhjinä, tilojen tilanne kannattaa arvioida uudelleen ennen seuraavaa sopimuskautta.
Vuokramarkkina on tällä hetkellä suotuisa. Tarjontaa on paljon, ja vuokralaisen neuvotteluasema on vahvempi kuin pitkään aikaan. Se tarkoittaa, että muutos on nyt halvempaa kuin se oli kolme vuotta sitten tai ehkä tulee olemaan kolmen vuoden päästä.
Tilat kertovat myös tarinaa
Toimisto on yksi harvoja asioita, jonka asiakas, partneri ja uusi työntekijä näkevät yrityksen arjesta omin silmin. Puoliksi tyhjä toimisto, jossa osa pöydistä seisoo käyttämättömänä, kertoo jonkin tarinan. Ei välttämättä sellaisen, jonka yritys haluaisi kertoa.
Tila, joka on suunniteltu nykyiseen käyttöön, vetää ihmisiä puoleensa. Se ei tarkoita kalleinta tai hienointa toimistoa, vaan sellaista, jossa on helppo tehdä töitä, tavata kollegoita ja pitää palaveri ilman että pitää varata huone kolme päivää etukäteen.
Hiljaiset neliöt eivät ole vain hukkaan heitettyä rahaa. Ne ovat merkki siitä, että tilanne on muuttunut, mutta tilat eivät ole.
